Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungsunterlagen

Woran merkt man, dass wieder ein neues Jahr begonnen hat? Ganz einfach: die Werbebroschüren sämtlicher Discounter sind randvoll mit Angeboten zum Thema “Ordnung im Büro”. Mappen, Hefter, Klämmerchen – alles wird nun reichlich feilgeboten! In der Tat, das neue Jahr ist immer ein guter Anlass, in seinem Papierchaos mal gründlich durchzulüften. Grundsätzlich gilt wohl für die meisten Menschen, dass einfach zuviel Papier aufbewahrt wird. Vorsicht ist aber geboten, bei Geschäftsunterlagen, für die handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Unter Berücksichtigung der einschlägigen Gesetze können nach dem 31. Dezember 2008 folgende Unterlagen vernichtet werden:

10-jährige Aufbewahrungsfrist:

  • Bücher, Journale, Konten, Aufzeichnungen usw., in denen die letzte Eintragung 1998 und früher erfolgt ist,
  • Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die 1998 oder früher aufgestellt wurden, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen,
  • Buchungsbelege (z.B. Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanweisungen, Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelege, Kontoauszüge, Lohn-/Gehaltslisten) aus dem Jahre 1998 und früher.

6-jährige Aufbewahrungsfrist:

  • Lohnkonten und Unterlagen (Bescheinigungen) zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2002 oder früher,
  • Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Dokumente (z.B. AUsfuhr- bzw. Einfuhrunterlagen, Aufträge, Versand-/Frachtunterlagen, Darlehensunterlagen, Mietverträge, Versicherungspolicen, sowie Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2002 oder früher.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Geschäftsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, der Handels- und Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden ist oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungspflicht mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet. Wurde z.B. die Buchführung für das Wirtschaftsjahr 1997 z.B. im März 1998 durch letzte Eintragungen abgeschlossen, begann die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahres 1998.

Nach Ablauf der Fristen brauchen Unterlagen nur noch aufbewahrt zu werden, wenn sie für eine begonnene Aussenprüfung, für eine vorläufige Steurfestsetzung, für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Verfahren, für ein schwebendes oder auf Grund einer Aussenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen des Steuerzahlers von Bedeutung sind.

Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist gilt auch für die Buchhaltungsdaten einschließlich Organisationsunterlagen der betrieblichen EDV. Während des Aufbewahrungszeitraumes muss der Zugriff auf diese Daten möglich sein. Bei einem Systemwechsel der betrieblichen EDV ist darauf zu achten, dass die bisherigen Daten in das neue System übernommen oder die bisher verwendeten Programme für den Zugriff auf die alten Daten weiter vorgehalten werden.

Hinweis für Privatleute:

Auch Privatleute haben seit dem 31.7.2004 eine zweijährige Aufbewahrungspflicht zu beachten. Sie bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Zu den Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück gehören u. a. sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der Unternehmer nach dem Umsatzsteuergesetz in der Rechnung hinzuweisen.

No TweetBacks yet. (Be the first to Tweet this post)

Kommentar